Share This Article
Przekazanie dostępów to moment, który decyduje o całej współpracy
Przekazanie dostępów to pierwsza rzecz, o którą prosi każdy wykonawca po podpisaniu umowy, i zwykle najmniej przemyślana czynność w całym projekcie. Ktoś wysyła login i hasło do panelu strony w wiadomości, dopisuje dane do konta analitycznego i temat uznaje za zamknięty. Problem pojawia się później: przy zmianie wykonawcy, przy odejściu pracownika albo przy próbie odzyskania konta, którego formalnie nikt w firmie nie posiada.
Porządek w tym obszarze kosztuje jedno popołudnie na starcie i oszczędza tygodnie odtwarzania historii przy każdej zmianie.
Konta zakładane na firmę, uprawnienia dla wykonawcy
Konto analityczne, konto reklamowe, narzędzie do monitorowania wyników wyszukiwania i wizytówka w mapach powinny należeć do firmy zamawiającej. Wykonawca dostaje do nich uprawnienia na swoim własnym adresie służbowym. Różnica wygląda na formalną, a jest zasadnicza: uprawnienia można odebrać jednym kliknięciem, natomiast konta założonego na cudzy adres nie przejmiesz bez zgody właściciela.
Ten sam wzorzec dotyczy domeny i hostingu. Sprawdź, na kogo zarejestrowana jest domena i kto opłaca serwer. Jeżeli w danych abonenta widnieje firma zewnętrzna, warto uporządkować to zanim zaczniecie inwestować w widoczność adresu, którego nie kontrolujesz.
Listę osób z uprawnieniami przejrzyj co jakiś czas i usuń te, które nie są już potrzebne. Byli pracownicy, poprzedni wykonawcy i twórca pierwszej wersji serwisu potrafią figurować na niej latami po zakończeniu pracy, a nikt tego nie zauważa, dopóki nic złego się nie wydarzy.
Lista kontrolna przed startem prac
- spis wszystkich kont związanych z obecnością firmy w sieci wraz z informacją, na kogo są zarejestrowane;
- osobne konta dostępowe dla wykonawcy, bez współdzielenia haseł administratora;
- zapisane dane abonenta domeny oraz dostęp do panelu jej zarządzania;
- kopia zapasowa strony wykonana przed pierwszymi zmianami technicznymi;
- wskazanie osoby w firmie, która odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień.
Ostatni punkt bywa pomijany w mniejszych firmach, gdzie dostępami zajmuje się ten, kto akurat miał czas. Wystarczy jedna osoba z aktualnym spisem, żeby przy każdej kolejnej zmianie nie zaczynać od szukania, kto jeszcze pamięta hasło.
Kopia zapasowa zasługuje na osobne zdanie. Pierwsze prace techniczne dotykają szablonu, wtyczek i struktury adresów, więc możliwość cofnięcia zmian bywa potrzebna w pierwszym tygodniu, a nie po roku. Ustal, kto ją wykonuje i gdzie jest przechowywana.
Osobne konta zamiast wspólnego hasła
W panelu strony każdy powinien mieć własne konto z zakresem uprawnień dopasowanym do zadań. Redaktor potrzebuje możliwości publikowania, a nie dostępu do ustawień serwera. Dzięki temu w historii zmian widać, kto i kiedy coś zmienił, a odsunięcie jednej osoby nie wymaga zmiany hasła dla wszystkich.
Hasła przekazuj kanałem innym niż ten, którym przesyłasz login, albo skorzystaj z menedżera haseł z funkcją udostępniania. Wiadomość z kompletem danych zostaje na skrzynkach obu stron na lata i bywa najsłabszym punktem całego zabezpieczenia.
Co powinno się dziać z dostępami po zakończeniu współpracy
Zakończenie współpracy ma własną procedurę: odebranie uprawnień, zmiana haseł administratora, eksport danych historycznych i przekazanie wykazu materiałów opublikowanych poza Twoją stroną. Ten wykaz jest częścią dorobku, za który zapłaciłeś, i powinien być aktualizowany na bieżąco, a nie kompletowany w pośpiechu na końcu. Bieżącą kontrolę nad projektem daje z kolei dokument, który dostajesz co miesiąc, więc warto wiedzieć, jak czytać miesięczny raport od agencji i które jego części da się zweryfikować samodzielnie w kilka minut. Uporządkowane dostępy i czytelny raport to dwie rzeczy, dzięki którym zmiana wykonawcy przestaje być operacją ryzykowną.
